소상공인 업무 자동화 — 무엇부터 자동화해야 하나

자동화할 일을 고르는 세 가지 기준

모든 업무를 자동화할 수는 없습니다. 다음 셋이 동시에 해당하는 일부터 시작하십시오.

기준	확인할 것
반복	매번 같은 순서로 하는가. 순서가 매번 다르면 자동화가 어렵습니다
규칙	판단이 아니라 정해진 규칙으로 처리되는가. “상황 봐서”가 들어가면 사람이 남아야 합니다
빈도	얼마나 자주 하는가. 1년에 한 번 하는 일은 자동화 비용이 더 큽니다

한 가지 더 있습니다. 틀렸을 때 되돌릴 수 있는가. 세금 신고나 급여 이체처럼 되돌리기 어려운 일은 자동으로 만들되 사람이 확인하고 보내는 구조가 안전합니다.

사업자등록증, 세금계산서, 견적서, 명함처럼 정해진 자리에 정해진 정보가 있는 서류를 사람이 눈으로 읽어 엑셀에 옮기는 일. 소상공인 사무의 상당 부분이 여기에 들어갑니다. 문서 판독은 지금 가장 잘되는 영역입니다.

급여와 4대보험, 원가와 마진, 부가세 예상액. 계산식이 정해져 있는데 매달 손으로 하는 것들입니다. 한 번 만들어 두면 계속 씁니다.

여러 곳에 흩어진 매출·정산 자료를 한 장으로 합치는 일. 쇼핑몰이 여러 개면 이것만으로도 하루가 갑니다.

지원사업 공고 마감, 세금 신고일, 계약 갱신일. 놓쳐서 생기는 손해가 큰 영역인데 자동화 난이도는 가장 낮습니다.

견적서, 거래명세서, 정기 보고서처럼 양식이 같고 내용만 바뀌는 것들.

방식	맞는 상황
엑셀·구글시트 함수	가장 먼저 볼 곳입니다. 반복 계산과 자료 합치기는 대부분 여기서 끝납니다. 배우는 비용이 가장 쌉니다
업무용 서비스의 기본 기능	이미 쓰는 회계·쇼핑몰·메신저에 자동화 기능이 들어 있는 경우가 많습니다. 새로 사기 전에 있는 것부터 확인하십시오
AI 문서 판독	서류에서 숫자를 옮기는 일. 사람이 눈으로 읽던 것을 대신합니다
맞춤 프로그램	위로 안 되는 일이 매일 있을 때. 만드는 비용과 아끼는 시간을 비교해 보고 정합니다

예외를 계산하지 않았습니다. 90%는 자동으로 되는데 나머지 10%를 사람이 손보느라 시간이 더 듭니다. 예외가 얼마나 되는지 먼저 세어 보십시오
입력이 지저분합니다. 자동화는 들어오는 자료가 일정해야 합니다. 거래처마다 양식이 다르면 그것부터 맞춰야 합니다
만든 사람만 씁니다. 쓰는 사람이 고칠 수 없으면 그 사람이 나간 뒤 멈춥니다
없애야 할 일을 자동화했습니다. 가장 흔한 실패입니다. “이 일을 아예 안 하면 어떻게 되나”를 먼저 물어보십시오

AI 컨설팅 하우스는 사업자등록증 판독, 4대보험료 계산, 부채비율·한도 계산, PDF 편집 같은 바로 쓰는 도구를 무료로 열어 두었습니다. 먼저 써 보시고 판단하십시오. 자동화 프로그램 보기

숫자로 바로 확인하기 — 자동화 투자에 쓸 자금 규모를 정책자금 한도 계산기에서 계산해 보실 수 있습니다. 가입은 필요 없습니다.

여기까지가 보는 항목입니다

점수는 항목을 안다고 나오지 않습니다. 우리 회사 숫자를 넣어 몇 점인지, 무엇이 먼저 걸리는지, 무엇을 고치면 얼마가 오르는지를 계산해야 다음 수가 보입니다.

AI 컨설팅 하우스가 하는 일 — 대표님 재무제표와 조건을 넣어 지금 가능한 기관과 금액을 계산하고, 무엇을 먼저 고쳐야 하는지를 순서로 잡아 신청 서식까지 함께 만들어 드립니다.

반복되고, 정해진 규칙으로 처리되며, 자주 하는 일을 먼저 고릅니다. 일주일 동안 실제로 시간을 어디에 쓰는지 적어 본 뒤 가장 오래 걸리는 일부터 하나씩 접근하는 것이 안전합니다.

사업자등록증이나 세금계산서에서 숫자를 옮기는 일, 급여와 4대보험 같은 반복 계산, 여러 곳에 흩어진 매출 자료 합치기, 마감일 알림, 정형 문서 작성이 대표적입니다.

대부분은 그렇지 않습니다. 반복 계산과 자료 합치기는 엑셀이나 구글시트 함수로 해결되는 경우가 많고, 이미 쓰는 회계·쇼핑몰 서비스에 자동화 기능이 들어 있는 경우도 많습니다.

예외 처리를 계산하지 않아 나머지를 손보는 데 시간이 더 드는 경우, 들어오는 자료 양식이 제각각인 경우, 만든 사람만 고칠 수 있는 경우, 그리고 애초에 없애야 할 일을 자동화한 경우입니다.

AI 컨설팅 하우스는 사업자등록증 판독, 4대보험료 계산, 부채비율과 한도 계산, PDF 편집 같은 도구를 무료로 공개하고 있습니다. 먼저 사용해 보신 뒤 판단하실 수 있습니다.

여기까지가 제도의 일반적인 내용입니다.
실제로 우리 회사가 어디에 얼마까지 되는지는 업종·업력·매출·재무 상태에 따라 달라집니다.

지금 시간이 가장 많이 드는 업무를 알려 주시면 자동화가 가능한지, 어떤 방법이 맞는지 짚어 드립니다.